Із 1 липня 2025 року у 40 консульствах та посольствах України запрацювала система цифрового нотаріату. У Польщі новий сервіс наразі доступний лише в Генеральному консульстві України в Гданську.

Українці за кордоном отримали доступ до е-нотаріату

Міністерство закордонних справ України 1 липня 2025 року офіційно запустило пілотний проєкт автоматизованої системи цифрового нотаріату. Відтепер громадяни України, які перебувають за межами держави, можуть подати документи та ініціювати нотаріальні дії онлайн через сервіс «е-Консул» без необхідності особистої присутності в установі, — про це повідомив заступник міністра закордонних справ Андрій Сибіга у своєму Facebook.

Послуга дозволяє українцям дистанційно подавати документи, формувати заяви та довіреності, погоджувати їхній зміст з консулом, а також оплачувати консульський збір електронно. Особисте відвідання установи буде потрібне лише для отримання засвідченого документа.

Спрощення бюрократичних процедур

До впровадження цифрового нотаріату громадянам України за кордоном доводилося витрачати значні зусилля для отримання нотаріальних послуг. Необхідно було особисто з’явитись у консульство, подати паперові документи, писати заяви вручну, узгоджувати зміст документів із консулом і повертатися повторно у разі виникнення помилок або нестачі документів. За словами МЗС, нова система суттєво знижує навантаження на дипломатичні установи та економить час громадян.

«Ми продовжуємо дигіталізацію послуг у сфері консульського обслуговування. З запуском електронного нотаріату підтвердження довіреностей, заяв, згод на виїзд дитини та інших дій стане доступнішим і зручнішим для мільйонів українців за кордоном», — заявив Андрій Сибіга.

Де послуга доступна

Географія пілотного проєкту

Станом на 1 липня 2025 року сервіс запрацював у 40 посольствах та консульствах України в таких країнах, як Австралія, Аргентина, Алжир, Індонезія, КНР (Гуанчжоу та Шанхай), Індія, Японія, ПАР, Саудівська Аравія, В’єтнам і багато інших. Повний перелік країн охоплює Африку, Азію, Латинську Америку та Європу.

Доступність у Польщі

У Польщі цифрові нотаріальні послуги поки що доступні лише в Генеральному консульстві України в Гданську. Інші дипломатичні установи в країні — зокрема Посольство України у Варшаві, консульства у Кракові та Любліні — наразі не підключені до системи.

З огляду на те, що Польща є однією з основних країн перебування великої кількості громадян України — за даними польського Управління у справах іноземців, на початок 2025 року в Польщі легально проживало понад 1,2 мільйона українців — обмежена доступність цифрового нотаріату є значним викликом. Очікується, що найближчими місяцями МЗС України розширить географію проєкту.

Як працює нова система

Крок за кроком: подання онлайн

Щоб скористатися новою послугою, громадянину необхідно:

1. Перейти на сайт е-Консул та авторизуватись;
2. Вибрати потрібну нотаріальну дію (напр., оформлення довіреності, нотаріальної заяви або згоди на виїзд дитини тощо);
3. Заповнити онлайн-форму, обравши консульство, де буде видано документ (у Польщі — тільки Гданськ);
4. Завантажити скан-копії необхідних документів та додати шаблон потрібного документа (наприклад, текст довіреності);
5. Погодити зміст поданого документа з консулом;
6. Оплатити консульський збір онлайн;
7. Отримати повідомлення про готовність документу та забрати його особисто у вказану дату.

Безпека і конфіденційність

Міністерство закордонних справ запевняє, що сервіс відповідає сучасним вимогам кібербезпеки. Всі дані громадян захищені відповідно до європейських стандартів із цифрового документообігу та обробки персональної інформації. Платформу розроблено спільно з командою державного підприємства «Дія» та Державною службою спеціального зв’язку та захисту інформації України.

Плани на розширення

Міністерство закордонних справ планує до кінця 2025 року поступово масштабувати цифровий нотаріат на переважну більшість дипломатичних установ по всьому світу. Зокрема, у пріоритеті — розширення до країн із великим українським населенням, зокрема Канади, Німеччини, Чехії та Італії.

«Мета проєкту — забезпечити доступність нотаріальних послуг для всіх українців за кордоном. Ми працюємо над тим, щоб уже невдовзі сервіс було розгорнуто в усіх консульствах України в Польщі, оскільки запит на ці послуги надзвичайно високий», — розповів представник МЗС у коментарі виданню Ukrinform.

Як перевірити доступність у своєму регіоні

Громадянам рекомендують перед подачею заяви перевірити актуальний список консульств, які вже працюють у системі е-Консул, на офіційному сайті МЗС України. У разі відсутності вашої установи у переліку, варто стежити за оновленнями на сторінках посольств у соцмережах або звертатися безпосередньо до обраної установи електронною поштою.

Висновки

Запровадження цифрового нотаріату — значний крок на шляху до цифровізації державних послуг для українців за кордоном. Попри те, що сервіс поки що працює лише в окремих представництвах, зокрема в Польщі — лише в Гданську, запуск проєкту дозволяє Україні створити ефективну, прозору та зручну систему взаємодії з діаспорою. Масштабування до інших консульств очікується впродовж 2025 року.