З лютого 2026 року орендодавці у Польщі будуть зобов’язані використовувати електронну систему виставлення рахунків (KSeF) та мати податковий номер NIP, навіть якщо звільнені від VAT

У Польщі з 1 лютого 2026 року набудуть чинності нові правила щодо електронного документообігу для осіб, що здають житло в оренду. Згідно зі змінами, орендодавці повинні будуть мати податковий номер (NIP) та користуватися Національною системою електронних рахунків-фактур (KSeF) для надання рахунків орендарям, особливо компаніям. Зобов’язання поширюється як на платників ПДВ, так і на тих, хто від нього звільнений.

Що таке KSeF і чому це важливо для орендодавців

Національна система електронних рахунків-фактур (Krajowy System e-Faktur, KSeF) – це електронна платформа, яка дає змогу створювати, пересилати, зберігати та перевіряти рахунки-фактури централізовано через податкову адміністрацію. Вона вже діє в Польщі на добровільній основі, але з 2026 року стане обов’язковою для більшості платників податків, зокрема і для фізичних осіб, які здають житло в оренду.

Зміни стосуватимуться не лише зареєстрованих платників VAT. Як пояснюється у матеріалі польського фінансового порталу Bankier.pl та офіційного сайту Міністерства фінансів Польщі, якщо орендарем виступає юридична особа, що вимагає рахунок-фактуру, орендодавець повинен буде надати його саме через KSeF. Для цього необхідно мати ідентифікаційний податковий номер NIP, навіть якщо особа не зобов’язана сплачувати VAT.

Нові обов’язки для приватних осіб, які здають житло

На сьогодні фізичні особи, що здають квартири чи будинки в довгострокову оренду, часто не розглядаються як підприємці та користуються правом на звільнення від реєстрації та сплати VAT. Проте з моменту впровадження нових змін у 2026 році цей підхід зміниться.

«Будь-який орендодавець, до якого звернулася юридична особа з проханням надати рахунок-фактуру за оренду, повинен буде забезпечити його електронну видачу через KSeF, незалежно від податкового статусу. Для цього система вимагатиме наявності діючого NIP», – зазначає податковий консультант з Kancelaria Doradców Podatkowych WNDA у місті Познань.

Таким чином, навіть особи, які зараз не мають податкового номера NIP (наприклад, приватні орендодавці, які не ведуть господарську діяльність), будуть зобов’язані його отримати до набуття чинності нового порядку.

Як зміни вплинуть на ринок оренди

У Польщі приватна оренда є важливим сегментом житлового ринку, особливо у великих містах, таких як Варшава, Краків, Вроцлав і Познань. За підрахунками агенції Otodom, станом на 2025 рік близько 23% польських домогосподарств орендували житло, з яких велика частина – саме у приватних власників.

Очікується, що нові зміни викличуть обурення серед орендодавців, які досі не мали справи з податковими обов’язками або цифровими системами. Крім того, це може призвести до додаткових витрат на бухгалтерські послуги, оскільки формування рахунків через KSeF потребуватиме точного ведення документації.

Водночас, польське Міністерство фінансів наголошує, що впровадження KSeF допоможе зменшити «сіру зону» в орендних відносинах, підвищити прозорість та забезпечити ефективніший контроль над обігом коштів.

Як підготуватися до нових правил

Польські податкові фахівці радять орендодавцям вже у 2025 році почати підготовку до змін. Насамперед йдеться про отримання ідентифікаційного номера платника податків (NIP), що можна зробити через повітові відділи податкової адміністрації або електронно через ePUAP.

Також рекомендується:

• З’ясувати юридичний статус своєї діяльності (чи підпадає вона під господарську, чи суто приватну оренду);
• Проконсультуватися з податковим консультантом щодо можливості звільнення від VAT і зобов’язань щодо KSeF;
• Ознайомитися з принципами роботи системи KSeF та навчитися самостійно виставляти рахунки-фактури через неї або укласти угоду з бухгалтерською фірмою.

Чи буде перехідний період?

Наразі Міністерство фінансів Польщі не оголосило про спеціальний перехідний період для фізичних осіб-орендодавців. Однак юридичні фірми, такі як Deloitte Polska та PwC, рекомендують орієнтуватися на загальні дати, оскільки попередні спроби впровадження KSeF для бізнесу (заплановані на 1 липня 2024 року) вже були перенесені через технічні проблеми. Це може свідчити про можливу гнучкість держави у реалізації нововведень, однак орієнтовною датою залишається лютий 2026 року.

Висновки

З 2026 року в Польщі суттєво змінюються правила оренди для фізичних осіб: орендодавці будуть зобов’язані мати NIP та використовувати систему KSeF для виставлення рахунків. Це нововведення зачепить як платників VAT, так і звільнених від податку орендодавців, якщо орендарем є компанія, яка вимагає рахунок.

Нові правила мають на меті підвищення прозорості та ефективного податкового адміністрування, однак можуть створити додаткове навантаження на приватних осіб, які ніколи не мали справи з податковими процедурами. Експерти закликають орендодавців розпочати підготовку вже у 2025 році, щоб уникнути штрафів та проблем із податковою після введення системи в дію.