Українські закордонні дипломатичні установи запровадили онлайн-подачу документів для нотаріальних дій

З травня 2025 року у посольствах і консульствах України за кордоном стала доступною можливість попередньої подачі документів для вчинення нотаріальних дій через онлайн-сервіс e-Консул. Нова функція охоплює країни ЄС, зокрема Польщу, й дозволяє заявникам дистанційно подавати скан-копії документів та надсилати заяви перед візитом до консульства.

Нова послуга на e-Консул: мета та охоплення

Що змінилося у 2025 році?

У травні 2025 року Міністерство закордонних справ України розширило функціонал онлайн-системи «e-Консул», додавши можливість подання документів для здійснення нотаріальних дій. Як повідомляє інформаційний портал «Наш вибір» з посиланням на офіційне роз’яснення МЗС, нова послуга дозволяє громадянам України, які перебувають за кордоном, попередньо надіслати необхідні матеріали для оформлення нотаріальних документів через електронну форму.

Раніше громадяни мали заповнювати заяви вручну та приносити повний пакет документів до консульства або посольства особисто. З оновленням платформи e-Консул тепер можна дистанційно заповнити потрібну форму, додати скани документів, після чого консульський працівник перевіряє їх в електронному вигляді і, за потреби, інформує заявника про необхідні уточнення.

До яких країн застосовується нова модель?

Пілотний запуск відбувся в українських консульствах у Польщі, Чехії, Німеччині, Італії, Іспанії, а також у Канаді й США. За словами представників МЗС, упродовж літа 2025 року онлайн-запис із поданням документів для нотаріальних дій планується запровадити в усіх дипломатичних установах України за кордоном.

Як працює система подачі документів онлайн

Покрокова інструкція для заявника

Щоб подати документи для нотаріального оформлення, заявник має:

1. Перейти на сайт econsul.mfa.gov.ua
2. Обрати розділ «Вчинення нотаріальних дій»
3. Заповнити електронну форму, вказавши тип документа (доручення, заява, дозвіл тощо)
4. Завантажити скан-копії паспорта та додаткових документів (свідоцтва, підтвердження, тощо)
5. Обрати зручну дату та час візиту до консульства для підпису оригіналу документа

Користування сервісом є безкоштовним, однак самі нотаріальні дії оплачуються згідно з розмірами консульського збору, встановленого Кабінетом Міністрів України.

Важливі деталі формату подання

Згідно з поясненням МЗС, попереднє завантаження документів не замінює особисту присутність у консульстві для підписання нотаріального акту. Після перевірки електронної заявки працівник надсилає заявнику електронного листа з підтвердженням або з коментарями щодо того, що необхідно виправити або доповнити.

Цей підхід покликаний скоротити час перебування у відділеннях та зменшити кількість випадків, коли документи повертаються через формальні помилки.

Відгуки громадян і консульських працівників

Коментарі з Польщі: перші враження

Польща стала однією з країн, де нова модель почала працювати однією з перших. За словами Олени Крук, юристки Українського дому у Варшаві, нововведення позитивно вплинуло на ефективність роботи дипломатичних установ:

«Раніше на одну довіреність можна було витратити кілька годин: спочатку очікування в черзі, перевірка документів і лише тоді оформлення. Тепер усе це починається ще до візиту – дуже зручно».

Консульський відділ Посольства України в Польщі також підтвердив, що після запуску сервісу помітно зменшилася кількість неправильно оформлених заяв. Це дозволяє працівникам швидше опрацьовувати звернення на місці.

Доступність для людей з обмеженим доступом до цифрових технологій

Незважаючи на переваги цифровізації, частина громадян – зокрема особи літнього віку – можуть мати труднощі із завантаженням документів та заповненням форми на e-Консул. Представники консульств зазначають, що надають інформаційну підтримку, а при потребі – допомагають заповнювати заявки безпосередньо в установі.

Плани на майбутнє та рекомендації експертів

Що ще зміниться у 2025 році

Міністерство закордонних справ оголосило про плани до кінця 2025 року повністю інтегрувати електронне подання до всіх ключових послуг, зокрема до реєстрації актів цивільного стану (ОДР), отримання довідок про несудимість та оформлення клопотань про набуття громадянства.

За інформацією МЗС, планується також впровадження електронного підпису для нотаріальних дій. Це дозволить повністю дистанційно оформлювати окремі види документів без потреби особистої явки в окремих випадках.

Думка юристів про правову безпеку

Ірина Зоріна, адвокатка з Києва, спеціалістка з міжнародного права, наголошує, що попередній електронний розгляд лише попередній етап:

«Закон України вимагає особистої присутності особи при посвідченні підпису. Тому новий сервіс спрощує шлях, але не замінює особистої участі. Утім, він істотно скорочує кількість помилок і зменшує навантаження на дипломатів».

Висновки

Інновація, запроваджена у 2025 році Міністерством закордонних справ України, зробила доступ до нотаріальних послуг за кордоном простішим і чіткіше структурованим. Через платформу e-Консул громадяни мають змогу підготувати документи перед візитом до консульства, покращуючи якість і швидкість обслуговування. Попри технічні виклики для окремих груп громадян, цифровізація консульських процесів загалом має позитивний вплив на надання послуг українцям за межами Батьківщини.