У 2025 році Управління захисту персональних даних Польщі (UODO) зафіксувало зростання кількості скарг, пов’язаних із біометричною ідентифікацією на робочому місці. Одночасно Варшавський окружний адміністративний суд підтвердив у рішенні № II SA/Wa 173/24 обмеження для роботодавців у зборі відбитків пальців працівників, підкресливши пріоритет права на приватність над інтересами бізнесу.

Відбитки пальців працівників: правовий статус у 2025 році

Використання біометричних даних, таких як відбитки пальців, у сфері трудових відносин залишається в центрі дискусій як у Польщі, так і в усьому Європейському Союзі. У 2025 році польське законодавство, як і раніше, базується на Загальному регламенті ЄС про захист даних (GDPR), який класифікує біометричні відомості як особливу категорію персональних даних. Їхня обробка дозволена лише за наявності чітко визначених правових підстав та суворих умов безпеки.

Згідно зі статтею 9 GDPR та статтею 221b польського Трудового кодексу, роботодавець може обробляти біометричні дані працівника тільки за його окремою письмовою згодою, і лише тоді, коли це об’єктивно необхідно, наприклад, для забезпечення безпеки. Проте, у практиці судів у 2024–2025 роках ця концепція набуває нових конкретизацій.

Прецеденти 2025 року: суд підтвердив позицію UODO

Однією з ключових подій 2025 року стало рішення Варшавського окружного адміністративного суду у справі II SA/Wa 173/24, де було скасовано практику обов’язкового зняття відбитків пальців персоналом приватної компанії, що керує складськими приміщеннями. Суд дійшов висновку, що навіть за умови згоди працівників, використання біометрії не може бути умовою доступу до робочого місця, якщо є альтернативні методи ідентифікації. Таким чином, при наявності альтернатив, наприклад, картки або PIN-коду, використання біометрії є надмірним та незаконним.

Це рішення підтвердило попередній припис UODO, винесений ще наприкінці 2024 року, і стало прецедентом в розгляді подібних спорів у 2025-му. Голова UODO Януш Чарнек у коментарі для порталу prawo.pl зазначив, що “роботодавці повинні перш за все обґрунтувати необхідність збору біометричних даних, а не посилатися виключно на зручність або технічну модернізацію процесу”.

Добровільність згоди — ключове поняття

GDPR і польське право однозначно підкреслюють: згода на обробку біометричних даних має бути вільною, інформованою і недвозначною. Але чи дійсно працівник надає її добровільно, коли відмова означає втрату доступу до систем управління часом або навіть до приміщення?

Пані Марта Домбровська, адвокатка з питань трудового права у варшавській фірмі LegalWay, пояснює: “У трудових відносинах існує асиметрія влади, тому згоди працівників щодо біометрії суди часто вважають недійсними, якщо немає реальної альтернативи”.

Такий підхід відповідає прецедентним рішенням Європейського Суду з прав людини та настановам Європейської ради з питань захисту даних (EDPB), які активно впроваджуються з початку 2025 року у межах Нової цифрової стратегії ЄС.

Чи може роботодавець все ж використовувати біометричні дані?

У деяких випадках — так. Але перелік таких ситуацій є дуже вузьким. Наприклад, біометрія може використовуватись у сфері національної безпеки, при роботі зі стратегічно важливою інфраструктурою (атомні станції, лабораторії), або за вимогами окремого закону (наприклад, при контролі доступу до відповідальних зон на аеропортах).

У комерційному секторі, наприклад у сфері рітейлу або логістики, застосування біометричних рішень повинне супроводжуватись Data Protection Impact Assessment (DPIA) — письмовим аналізом загроз приватності й оцінкою альтернатив. Таку вимогу у 2025 році підтвердив новий документ UODO — “Рекомендації щодо обробки біометричних даних у трудових правовідносинах”.

Приклад на практиці

У 2025 році польська IT-компанія TechGuard була оштрафована на 65 тисяч злотих за встановлення обов’язкової системи біометричної присутності без адекватного обґрунтування. Навіть заочно отримана згода працівників була визнана недійсною, оскільки не було надано альтернативного методу підтвердження присутності. Цей кейс став попередженням для багатьох компаній, які прагнули спростити HR-процеси шляхом автоматизації та біометрії.

Що варто враховувати роботодавцям?

• Збір біометричних даних повинен бути крайнім заходом.
• Необхідно надати реальну альтернативу працівникам.
• Потрібне письмове інформування та згода без тиску.
• Система повинна відповідати вимогам GDPR і пройти DPIA.
• Доступ до даних мають лише уповноважені особи з високим рівнем захисту.

Висновок

У 2025 році законодавчі рамки чітко визначають межі, в яких роботодавець може обробляти біометричні дані своїх працівників. Відбитки пальців — це не просто зручна альтернатива ключам чи карткам, а чутлива інформація, що потребує особливого захисту. Якщо компанії нехтують цими правилами, вони ризикують не лише санкціями, але й втратою довіри з боку працівників. У світі, де цінність приватності стрімко зростає, баланс між цифровими рішеннями та етичним підходом стає вирішальним чинником бізнес-успіху.