Сотні українських дітей у Польщі не змогли вчасно отримати свої шкільні свідоцтва через бюрократичні помилки у перекладі імен. Польські школи змушені повторно видавати документи, а батьки звертаються до українських консульств за роз’ясненнями і підтвердженнями офіційного написання даних.

Масове оформлення свідоцтв виявило процедуральні прогалини

Навесні 2025 року у Польщі спостерігається масштабна плутанина зі шкільними документами, виданими українським дітям. Згідно з інформацією, опублікованою на інформаційному порталі «Наш вибір» 30 квітня 2025 року, батьки все частіше повідомляють про помилки у персональних даних, головним чином — у написанні імен та прізвищ дитини, що не відповідають офіційним формам, наданим у документах, виданих в Україні.

Ці помилки ускладнюють подальше оформлення освітніх документів, вступ до наступного освітнього рівня та навіть подання документів до установ поза Польщею. Школи змушені анулювати та перевидавати частину документів, що створює додаткове навантаження на освітні заклади та викликає невдоволення батьків.

Причини проблеми: розбіжності в транскрипції і недостатнє врегулювання

Основним підґрунтям для проблем стало некоректне або непослідовне транскрибування українських імен польською мовою. Часто до оформлення документів не додаються офіційні переклади або свідоцтва народження з апостилем. У деяких випадках шкільна адміністрація покладається на усні пояснення батьків або вживає вільний переклад з кирилиці.

«Маємо ситуацію, коли ім’я “Олександр” у документі записане як “Aleksander”, “Oleksandr” або навіть “Alexander”. Усі варіанти виглядають подібно, але в офіційних документах це має значення», — пояснює голова Товариства українців у Польщі Петро Тима в коментарі для «Наш вибір».

Недостатнє інформування шкільних закладів

Частина проблем виникає через те, що не всі польські школи знайомі з українськими офіційними правилами транслітерації чи не знають, у яких випадках необхідно вимагати апостильований переклад. Особливо це стосується невеликих муніципальних шкіл і закладів у сільській місцевості, які лише нещодавно зіткнулися з великою кількістю українських учнів.

«Після повномасштабного вторгнення РФ до України у 2022 році кількість дітей з українським громадянством, які відвідують польські школи, суттєво зросла. Але не всі школи встигли адаптуватися до документального аспекту цієї реальності», — повідомляє керівник відділу з питань освіти у Люблінському воєводстві Пйотр Врубель у розмові з Gazeta Wyborcza (2025).

Консульства України надають допомогу та закликають до координації

Українські дипломатичні представництва у Польщі відреагували на ситуацію та надають роз’яснення щодо правильного написання персональних даних українських дітей. У Київському консульському окрузі Республіки Польща розробляють інструктивні матеріали для батьків та освітніх закладів щодо документального оформлення даних громадян України.

Представник Посольства України у Польщі повідомив «Наш вибір»: «Ми радимо батькам заздалегідь підготувати нотаріально завірені переклади документів або документи з апостилем. Це дозволить зменшити ризик помилок. Також співпрацюємо з польською стороною для кращої координації».

Поради для батьків

• Переконайтеся, що у вас є копія свідоцтва про народження дитини з апостилем.
• Підготуйте офіційний переклад документів польською мовою — краще, якщо це буде сертифікований судовий перекладач у Польщі.
• Перевіряйте чернетки шкільних документів до видачі — за можливості узгодити написання імен заздалегідь.
• Звертайтесь до консульств у разі суперечливих ситуацій для отримання довідки про правильне написання імені та прізвища латинкою.

Повторна видача документів: як це працює

Згідно з процедурою, польські школи можуть внести зміни до документа про освіту за зверненням батьків або законного представника дитини. У випадку доведених помилок, школа зобов’язана анулювати попередній документ і видати новий, що містить коригування. Цей процес займає від кількох днів до кількох тижнів, залежно від установи та обсягу роботи.

«У нашій школі лише за квітень 2025 року ми перевидали 17 свідоцтв учням з України через помилки у транслітерації. Це вимагає часу й ресурсів. Рекомендуємо іншим закладам якнайшвидше запроваджувати чіткі внутрішні правила щодо оформлення даних», — зазначила заступниця директора однієї з гімназій Варшави Ельжбєта Міхальська.

Висновки та подальші кроки

Проблема з оформленням шкільних документів для українських дітей у Польщі виявила важливу потребу в оновленні адміністративних процедур і поглибленні міждержавної співпраці у сфері освіти. Польські шкільні заклади отримують тимчасові рекомендації від воєводських управлінь освіти щодо перевірки та координації правопису персональних даних.

Українська громада в Польщі закликає до створення національного довідника транслітерації та шаблонних прикладів оформлення документів, аби уникнути повторень у майбутньому. Водночас фахівці рекомендують законодавчо прописати механізми взаємного визнання персональних даних і освітніх документів між Україною та Польщею, щоби забезпечити стабільність та правовий захист дітей, які навчаються у закордонних школах.