Як українцям у 2025 році отримати документи з-за кордону: оновлена процедура та деталі

Українці, які перебувають за межами країни, можуть через консульські установи та за сприяння Міністерства закордонних справ України отримати дублікати свідоцтв та інші документи з України. У 2025 році процес витребування врегульовано відповідними нормативними актами та міжнародними угодами.

Які документи можна витребувати з-за кордону

Згідно з офіційною інформацією Департаменту консульської служби МЗС України, громадяни мають право на витребування з України наступних документів:

• дублікат свідоцтва про народження,
• дублікат свідоцтва про шлюб,
• дублікат свідоцтва про розірвання шлюбу,
• дублікат свідоцтва про смерть,
• довідки, що підтверджують трудовий стаж, пенсійне забезпечення, навчання тощо.

Процедура діє для громадян України, які тимчасово чи постійно перебувають за кордоном, або для законних представників, які мають відповідне право відповідно до чинного законодавства.

Як подати заяву: основні кроки

Процедура витребування документації передбачає кілька обов’язкових етапів:

• Заповнення анкети-заяви. Бланк доступний для завантаження за посиланням на офіційному сайті МЗС України: завантажити анкету.
• Оплата консульського збору у розмірі 120 гривень, що передбачено Положенням про консульський збір України.
• Відшкодування витрат консульства на пересилання, переклад чи інші супутні витрати відповідно до законодавства країни перебування.

Подати документи можна особисто в найближчій українській консульській установі чи посольстві або поштою, попередньо погодивши це з консульством.

Випадки, коли процедура може відрізнятися

Якщо між Україною та країною, у якій перебуває громадянин, існує двостороння угода, яка визначає іншу процедуру отримання документів, тоді слід дотримуватися саме умов цієї угоди. Перелік чинних міжнародних договорів доступний за посиланням на порталі Міністерства юстиції України: переглянути перелік угод.

Найчастіше альтернативна процедура діє у межах Конвенції про видачу офіційних документів або угод про правову допомогу з країнами СНД, а також державами Східної Європи.

Документи, що стосуються інших осіб

Окремо слід зазначити: запитувати документи, видані на іншу особу (наприклад, свідоцтво про смерть родича) можуть лише ті заявники, які підтвердять свої підстави — родинний зв’язок, уповноваження чи інші правові підстави. У цьому разі можуть знадобитися додаткові документи — копії дозвільних актів, довіреності або судові рішення.

Поточна ситуація у 2025 році: доступність та терміни

У 2025 році закордонні установи України продовжують виконувати функцію витребування документів незважаючи на складну геополітичну ситуацію. За словами Надзвичайного і Повноважного Посла України в Італії Ярослава Мельника, кількість звернень українців щодо отримання дублікатів документів за останній рік зросла майже на 40% у порівнянні з 2023 роком, передусім через збільшену міграцію у період війни.

«Багато українців потребують доступу до цивільних чи трудових документів — для оформлення пенсій, навчання, одруження або підтвердження трудового стажу для роботи за кордоном», — зазначив консул Генерального консульства України у Варшаві Андрій Калюжний в інтерв’ю Укрінформу у квітні 2025 року.

Терміни витребування документа можуть становити від 4 до 12 тижнів, залежно від складності запиту, країни перебування, необхідності перекладу, а також завантаженості установ. У низці випадків можливе оперативне отримання документу — зокрема, якщо він зберігається в електронному вигляді або вже оцифрований.

Цифровізація процесу: плани на майбутнє

У 2025 році МЗС у співпраці з Міністерством цифрової трансформації розширює перелік послуг, які будуть доступні онлайн. Планується, що частина витребувань документів через консульства згодом здійснюватиметься з використанням цифрових сервісів на базі порталу «Дія», що може скоротити строки отримання та мінімізувати формальні контакти з представництвами.

Пілотний проєкт із цифрового запиту свідоцтва про народження вже був протестований у консульстві в Німеччині в грудні 2024 року, і, за словами представника МЗС, цей механізм може бути поширений на інші категорії документів до кінця 2025 року.

Контакти та джерела для звернення

Для подання заяви або отримання консультації щодо процедури витребування документів, громадяни можуть звернутися:

• на офіційний портал МЗС України — https://mfa.gov.ua,
• до найближчої закордонної дипломатичної установи України (повний список — на сайті МЗС),
• за телефоном консульської служби — контакти розміщено у відповідному розділі сайту відомства,
• через офіційну сторінку Консульської служби у Facebook: ConsularServiceMFA.

Висновки

У 2025 році українцям, які перебувають за кордоном, доступна зрозуміла і структурована процедура витребування особистих документів. Хоча процес потребує часу і сплати певних зборів, він значно спростився завдяки підтримці МЗС та цифровим ініціативам. Для багатьох громадян це — важливий правовий ресурс для отримання пенсій, роботи або реалізації інших соціальних прав за межами України.