Що робити, якщо загубився документ або посвідчення у Польщі: покрокова інструкція для українців у 2025 році

У 2025 році Польща зберігає чіткий алгоритм дій для осіб, які втратили офіційні документи — зокрема український паспорт, карту побиту чи водійське посвідчення. Найперше — звернення до поліції (Komenda Policji), далі — залежно від типу документа — до консульства чи місцевого управління. У статті наводимо детальну інструкцію та пояснення експертів.

Крок перший: звернення до поліції

У разі втрати будь-якого документа на території Польщі у 2025 році першим і обов’язковим кроком залишається повідомлення поліції. Як зазначають у пресслужбі Головного управління поліції Польщі (Komenda Główna Policji), заяву про втрату або крадіжку документів слід подати особисто у найближчому відділі поліції (Komenda Policji). За результатами звернення заявник отримує офіційне підтвердження поданої заяви (zaświadczenie), яке необхідно подавати в усіх подальших органах.

Онлайн-перевірка знайдених документів

Поліція Польщі рекомендує українцям також регулярно перевіряти сайт ogloszenia.policja.pl, де розміщуються оголошення про знайдені документи. Цим сервісом активно користуються з початку повномасштабної війни, оскільки лише у 2023–2024 роках кількість знайдених українських документів склала понад 1700, за даними поліції Варшави.

Втрачено український закордонний паспорт — що робити?

У 2025 році консульські установи України в Польщі працюють у підвищеному навантаженні, проте консульська допомога при втраті паспорта залишається налагодженою. Згідно з актуальною інформацією, оприлюдненою Посольством України у Варшаві 12 лютого 2025 року, при втраті закордонного паспорта громадяни повинні звернутися до одного з консульств: у Варшаві, Кракові, Любліні, Вроцлаві, Гданську або Познані.

Необхідні документи

Для оформлення тимчасового посвідчення особи на повернення в Україну (сертифікат на повернення) або подачі заяви на новий закордонний паспорт знадобляться:

• довідка з поліції про втрату або крадіжку документа,
• 2 актуальні кольорові фотографії 3,5 × 4,5 см,
• інші наявні документи (наприклад, внутрішній паспорт громадянина України або ID-картка),
• заява встановленого зразка.

У разі оформлення нового паспорта терміни виготовлення наразі становлять у середньому 2–3 місяці. Консульства радять за можливості подавати документи через електронну чергу або систему «Е-консул» (online.mfa.gov.ua).

Втрачено польські документи — карта побиту або водійське посвідчення

У разі втрати документа, виданого польською владою, таким як карта тимчасового або постійного побиту, або польське водійське посвідчення, слід звертатися до відповідного органу, що його видавав. Зазвичай це воєводське управління (Urząd Wojewódzki) або повітове управління (Starostwo Powiatowe).

Порядок відновлення

Для подачі заяви на видачу дубліката знадобляться:

• копія втраченого документа (за наявності),
• довідка з поліції про факт втрати,
• заповнена заява,
• фотографії відповідного формату (для карти побиту – біометричне фото розміром 35×45 мм).

У багатьох воєводствах Польщі у 2025 році доступна можливість подати заявку на відновлення карти побиту онлайн через платформу ePUAP або портал «Moszcz.pl». Зокрема, воєводські адміністрації Варшави, Познані та Кракова активно використовують ці цифрові інструменти, що дозволяє зменшити черги та пришвидшити процес.

Що робити, якщо документ знайшовся після подачі на дублікат

Якщо після подачі заяви на виготовлення нового документа або дубліката втрачені посвідчення або паспорт були знайдені, громадянин зобов’язаний негайно повідомити про це відповідні органи. Наприклад, якщо мова про карту побиту — повідомлення подається до Urząd Wojewódzki, якщо про паспорт — до відповідного консульства України.

Як пояснює юристка Польської асоціації правової допомоги іммігрантам Анна Домбровська, «набуваючи чинності, дублікати автоматично анулюють попередні документи, навіть якщо вони потім знайшлися. Тому важливо не затягувати з повідомленням». Це особливо критично у випадках подорожей чи перетину кордону, де анульований паспорт може стати причиною додаткових перевірок або затримки.

Рекомендації для уникнення неприємностей

• Регулярно робіть скан-копії важливих документів і зберігайте їх в «хмарі» або безпечному електронному форматі.
• Користуйтеся захищеними гаманцями або чохлами з локаторами (наприклад, AirTag чи Tile) для надійного зберігання документів.
• Уникайте носіння всіх документів одночасно — беріть із собою лише те, що необхідно тут і зараз.
• Також важливо повідомити фінансові установи у разі втрати документів, які можуть бути використані для ідентифікації (наприклад, у банках чи при оренді житла).

Куди звертатися за актуальною інформацією у 2025 році

Для отримання найактуальнішої інформації щодо втрати документів у Польщі українським громадянам рекомендується користуватися офіційними ресурсами:

• Посольство України у Польщі
• Портал уряду Польщі
• Офіційний сайт поліції Польщі
• Портал знайдених речей поліції Польщі

В умовах великої кількості українців, що перебувають у Польщі через вимушене переміщення, такі знання можуть суттєво полегшити вирішення неприємної ситуації.